Objetivo: Determinar el uso y caracteristicas del diseño de Entrada, Salida y Archivos.
Actividades: Leer el Texto.
Producto: Analizar la información y redactar un ensayo sobre el tema.
DISEÑO DE ENTRADA
La calidad de la entrada de un sistema determina la calidad de la salida del sistema. Es vital que las formas y pantallas de entrada sean diseñadas con esta relación critica en mente. Al existir en entrada bien diseñada, el analista de sistemas está reconociendo que la entrada pobre plantea preguntas sobre la confiabilidad del sistema completo.
Buen Diseño de Formas
Aunque se pueda disponer de especialistas de formas en casa, el analista de sistemas debe ser capaz de reconocer las formas útiles. También es importante que sea capaz de reconocer las formas mal diseñadas, traslapantes o innecesarias que están desperdiciando recursos de la organización y que, por lo tanto, deben ser eliminadas. Las formas son instrumentos importantes para dirigir el curso de los trabajos por definición son los papeles impresos o duplicados que requieren que la gente llene con repuestas en una forma estandarizada. Las formas extraen y capturan información requerida por los miembros de la organización que frecuentemente alimentaran a la computadora. Por medio de este proceso, las formas sirven frecuentemente como documentos fuente para el personal de captura de datos.
Cuatro lineamientos para el diseño de formas
Se deben observar cuatro lineamientos del diseño de las formas para que sean útiles:
* Haga que las formas sean fáciles de llenar.
* Asegúrese de que las formas satisfacen el objetivo para el que fueron diseñadas.
* Diseñe formas que aseguren el llenado preciso.
* Mantenga las formas atractivas.
Hay varios medios para lograr cada lineamiento del diseño de formas.
Flujo de formas: El diseñar una forma con un flujo adecuado puede minimizar el tiempo y esfuerzo gastado por los empleados en el llenado de las formas. Y las formas deben fluir de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
Secciones de una forma: Otra técnica que facilita a la gente el llenar las formas correctamente es el agrupamiento lógico de la información. Hay 7 secciones principales de una buena forma son:
- Encabezado.
- Identificación y acceso.
- Instrucciones.
- Cuerpo.
- Firma y verificación.
- Totales.
- Comentarios.
La sección de encabezado incluye, por lo general, el nombre y dirección del negocio que envía la forma.
La sección de identificación y acceso incluye código que puede ser usado para archivar el reporte y obtener acceso a él en una fecha posterior. Esta información es muy importante cuando se requiere de una organización conserve el documento por una cantidad de años especificada.
La sección de instrucción dice cómo debe ser llenada la forma y dónde debe ser enviada cuando esté llena.
La parte media de la forma es su cuerpo, que comprende aproximadamente la mitad de la forma. Esta es la parte de la forma que requiere el mayor detalle y desarrollo de la persona que la llena. El cuerpo es la parte de la forma que es más probable que contenga datos variables explícitos. Por ejemplo en una forma de requisición de partes esta sección puede incluir datos tales como la empresa que pide la parte, el número de parte, la cantidad pedida y el precio.
La cuarta parte inferior de la forma está compuesta de tres secciones firma y verificación, totales y comentarios. Al solicitar una firma en esta parte de la forma, el diseñador esta limitando el diseño de otros familiares, tales como cartas. Al solicitar totales finales y un resumen de comentarios es una manera lógica de proporcionar el cierre de la persona que llena la forma.
Diseño de Formas Atractivas
Aunque el atractivo de las formas es dejado al final, su orden de aparición no significa que tenga menos importancia. Las formas estéticas llevan a las gentes hacia ellas y motivan su llenado. Esto significa que las gentes que llenan las formas estarán satisfechas y que las formas serán llenadas. Las formas no deben verse amontonadas, deben parecer organizadas y lógicas después de que son llenadas. Para ser atractivas, las formas deben solicitar la información en el orden esperado, las convenciones indican que se pida el nombre, la calle, la ciudad, estado y el código postal y el país, en caso necesario. La disposición adecuada y el flujo contribuyen el atractivo de la forma. El uso de diferentes tipos de letra dentro de la misma forma puede ayudar a hacer atractivo el llenarla. El separar categorías y subcategorias con líneas gruesas y delgadas también puede motivar el interés por la forma.
Diseño de Formas con Ayuda de Computadoras.
Se dispone de numerosos paquetes de diseño de formas para microcomputadoras. Uno de los mejores paquetes, es llamado FORM LOW de delrina. El FORM LOW ejecuta en el ambiente Windows y su interfaz GUI es familiar para cualquiera que se use en Windows.
Buen Diseño de Pantalla
Mucho de lo que ya hemos dicho acerca del buen diseño de formas se aplica también al diseño de pantallas. Nuevamente, el usuario debe permanecer presente en los pensamientos del analista durante el diseño de pantallas de terminales de desplegado visual (VDT). Bien diseñadas deben satisfacer los objetivos de efectividad, precisión, facilidad de uso, consistencia, simplicidad y atractivo. Todos estos objetivos se logran mediante el uso de principios básicos de diseño, conocimiento de lo que es necesario como entrada para el sistema y una comprensión sobre la manera en que responden los usuarios a los diferentes elementos de las formas y pantallas.
La efectividad significa que las formas y pantallas de entrada sirven a propósitos específicos del sistema de manejo de información y a su vez, la precisión se refiere al diseño que asegura el llenado adecuado, la facilidad de uso significa que las formas y pantallas son directas y no requieren tiempo adicional para decifrarlas. La consistencia significa, en este caso, que las formas y pantallas agrupan los datos en forma similar de una aplicación a la siguiente, y a su vez, simplicidad se refiere a mantener las formas y pantallas intencionalmente sin amontonamiento en una forma que enfoque la atención del usuario. El atractivo implica que los usuarios les agradara o serán atraídos a usar la s formas y pantallas debido a su diseño interesante.
Sin embargo hay diferencias, y el analista de sistemas debe esforzarse para darse cuenta de las cualidades únicas de las pantallas de desplegado, en vez de adoptar a ciegas las convenciones de las formas en papel. Una gran diferencia es la presencia constante de una cursor (un bloque iluminado u otro tipo de apuntador) en pantalla, que orienta al usuario sobre la posición actual de entrada de datos. Conforme los dato son dados a la pantalla, el cursor se mueve un carácter hacia delante indicando el camino.
DISEÑO DE LA SALIDA
La salida es la información que se entrega a los usuarios por medio del sistema de información. Algunos datos requieren un procesamiento extenso antes de que se conviertan en salida adecuada, y otros datos son guardados y considerados salida cuando se les recupera con poco o ningún procesamiento. La salida puede tomar muchas formas, la permanente tradicional de los reportes impresos y la fugaz, tal como la de las pantallas VDT, microformas y sonido. Los usuarios dependen de la salida para realizar sus tareas, y frecuentemente juzgan el mérito de un sistema únicamente por su salida. Para crear la salida más útil posible, los analistas de sistemas trabajan de cerca con los usuarios, por medio de un proceso interactivo hasta que el resultado se considera satisfactorio.
Debido a que la salida es útil es esencialmente para asegurar el uso y aceptación del sistema de información, hay varios objetivos que el analista de sistemas trata de obtener cuando diseña la salida.
* Diseñar la salida para que sirva al propósito deseado.
* Diseñar la salida para que se ajuste al usuario.
* Entregar la cantidad adecuada de salida.
* Asegurarse de que la salida se encuentra donde se necesita.
* Entregar la salida a tiempo.
Seleccionar el método de salida adecuado.
Diseño de la salida para que sirva al propósito deseado. Toda la salida debe tener un propósito. Durante la fase de análisis de terminación de los requerimientos de información, el analista de sistemas encuentra cuales propósitos deben ser atendidos. La lista es diseñada luego con base en esos propósitos.
Diseño de la salida para el ajuste al usuario. Con un gran sistema de información sirviendo a muchos usuarios para muchos propósitos diferentes, es difícil personalizar la salida que atienda lo que muchos usuarios, aunque no todos necesitan y prefieren. Hablando en termino generales, es más practico crear una salida especifica para el usuario cuando se le diseña para un sistema de soporte de decisiones u otras aplicaciones altamente interactivas.
Entregar la cantidad adecuada de salida. No siempre más es mejor, especialmente cuando se refiere a la cantidad de salida. Parte de la tarea del diseño de la salida es decidir la cantidad de salida que es correcta para los usuarios. Una regla útil es que el sistema debe proporcionar lo que cada personal necesita para completar su trabajo. Sin embargo, esto está todavía muy lejos de ser una solución total, debido a que puede ser adecuado desplegar primero un subconjunto de esa información y luego proporcionar formas para que el usuario accese fácilmente a la información adicional.
Asegurarse de que la salida se encuentra donde se necesita. La salida es impresa en papel, desplegada en pantalla, difundida por bocinas y guardada en microformas. La salida a veces se produce en un lugar y luego se distribuye a los usuarios. El incremento de salida desplegada en pantallas en línea es accesable personalmente ha reducido en cierta forma el problema de la distribución, pero la distribución adecuada todavía es un objeto importante para el analista de sistemas, para ser usada y útil, la salida debe ser presentada al usuario adecuado.
Entrega de la salida a tiempo. Una de las quejas más comunes de los usuarios es que no reciben la información a tiempo para tomar decisiones necesarias. Los objetivos del analista de sistemas con respecto a la salida con compuestos. No solo se tiene que ser consciente acerca de quien esta recibiendo cual salida, sino también hay que preocuparse de la distribución en el tiempo de la salida para los tomadores de decisiones, mediante esta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas ustedes han aprendido que salida es necesaria, y en que momento para dirigir cada etapa de los procesos de la organización.
Selección del método de salida adecuado. Tal como se dijo anteriormente, la salida puede tomar muchas formas, incluyendo reportes impresos en papel, información en pantallas VDT audio con sonidos digitalizados que simulan voz humana y microformas. La selección del método adecuado de salida para cada usuario es otro objetivo de la salida. El analista necesita reconocer los compromisos involucrados en la sección de un método de salida. Los costos difieren, así como la flexibilidad, tiempo de vida, distribución almacenamiento y posibilidades de recuperación, transportabilidad e impacto general sobre los datos para el usuario. La selección de los métodos de salida no es trivial ni es generalmente una conclusión predecible con certeza.
Diseño de Archivos.
Incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si se fuera a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos históricos, o información de referencia. Entre las decisiones que se toman durante el diseño de archivos, se encuentran las siguientes:
Los datos que deben incluirse en el formato de registros contenidos en el archivo.
La longitud de cada registro, con base en las características de los datos que contenga.
La secuencia a disposición de los registros dentro del archivo (La estructura de almacenamiento que puede ser secuencial, indexada o relativa).
No todos los sistemas requieren del diseño de todos los archivos, ya que la mayoría de ellos pueden utilizar los del viejo Sistema y solo tenga que enlazarse el nuevo Sistema al Archivo maestro donde se encuentran los registros.
